5 CONSEJOS PARA TRABAJAR CON TUS CLIENTES DESDE CASA

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Para aquellos de los que trabajáis desde casa ahora mismo (con o sin ganas), no podéis permitir que vuestro entorno afecte a vuestro trabajo y, más importante aún, a vuestras relaciones con los clientes. A los clientes no les importa dónde estás. Sólo quieren que hagas el trabajo, y que lo hagas bien.

De la misma manera, no puedes permitir que tus interacciones con los clientes tengan un efecto negativo en tu vida familiar. Debe haber una clara separación entre el trabajo y el hogar cuando se trabaja con clientes a distancia.

A continuación algunas sugerencias para diseñadores web y otros freelancers que intentan manejar mejor la gestión de clientes y las relaciones con los mismos cuando trabajan desde casa.

1.MEJORA TU CONEXIÓN A INTERNET

Cuando se trabaja desde una oficina, se tiene el lujo de aprovechar al máximo el potencial de Internet de la empresa. ¿Pero en casa? Probablemente no te entusiasma mucho pagar por Internet de altísima velocidad cuando tiene un costo mensual elevado y sólo se necesita durante unas ocho horas al día.

Míralo de esta manera:

Cuanto más rápido sea tu Internet, más rápido podrás hacer tu trabajo. Además, las velocidades óptimas de Internet son esenciales para el streaming, y no me refiero a reproducir un vídeo divertido de YouTube. Me refiero a esas reuniones de Zoom que vas a tener con tus clientes (más sobre eso abajo).

Recuerda que los costos de Internet pueden ser deducidos de tus impuestos. Específicamente, puedes deducir la cantidad que realmente usas cada día para propósitos de trabajo. Así que, parte de ese dinero volverá a tu bolsillo cuando llegue la hora de pagar los impuestos.

2. DEDICAR HORAS ESPECÍFICAS PARA LA COMUNICACIÓN CON CLIENTES

Es muy importante evitar las interrupciones cuando estás trabajando. Y los clientes representan una gran posibilidad de interrupción y distracción si los dejas.

Un estudio de la Universidad de California descubrió lo siguiente sobre el trabajo interrumpido:

Cuando la gente es constantemente interrumpida, desarrolla un modo de trabajar más rápido… a fin de compensar el tiempo que saben que perderán al ser interrumpidos. Sin embargo, trabajar más rápido con interrupciones tiene sus consecuencias: las personas que se encuentran en las condiciones de interrupción experimentan una mayor carga de trabajo, más estrés, mayor frustración, más presión de tiempo y esfuerzo.

Dedicando una hora o dos a la comunicación con los clientes cada día, y comunicando esta política a los clientes, puedes mantener esas distracciones al mínimo.

Ah, y asegúrate de que cualquiera que esté en casa contigo esté al tanto de esto.

Puede que fuese divertido cuando en esta entrevista de BBC News irrumpieron unos niños de fondo, pero los clientes no estarán contentos si les das un pequeño tiempo para comunicarse, y durante ese tiempo hay interrupciones.

3. PERMITE A LOS CLIENTES PROGRAMAR LAS REUNIONES

Aunque sólo seas tú quien dirige el asunto, quieres dar la impresión de que todo se está llevando tan bien como si tuvieras un equipo detrás de ti. Así que aquí es donde entra en juego tu elección de software y tu sistema de automatización.

Para empezar, tu sitio web necesita tener un enlace de programación de reuniones para que los clientes potenciales puedan programar reuniones contigo. Eso te ahorrará tiempo al tratar de coordinar los horarios, establecer los detalles de la reunión, recoger los detalles pertinentes…

Este es un ejemplo de la web de Suzanne Scacca:

Primero se pide a los posibles clientes que rellenen un breve cuestionario. Esto le permite reunir detalles importantes para preparar la reunión.

Luego les solicita que programen una llamada a través de Calendly:

El programador Calendly está conectado a su calendario de Gmail y a Zoom. Una vez que se ha enviado una solicitud, el software configura todo sin que ella tenga que hacer nada.

Al configurar el escenario con la autoprogramación, los clientes potenciales que se convierten en clientes ya saben cómo pueden ponerse en contacto contigo cuando quieren hablar. Para facilitarles aún más las cosas a ellos y a ti, puedes tener un calendario separado que les permita programar reuniones contigo durante las horas dedicadas a los clientes.

Por supuesto, tú todavía quieres controlar el flujo de tu proyecto, así que asegúrate de que tu proceso incluye reuniones en momentos clave, como el inicio del cliente, la revisión de las muestras de diseño y la entrega del sitio web. Eso disminuirá la probabilidad de que los clientes necesiten reunirse inesperadamente.

4. USA UNA HERRAMIENTA PARA CONFERENCIAS QUE SEA AMIGABLE CON EL CLIENTE

Cuando trabajas desde casa, es importante tener conversaciones cara a cara con los clientes. No es que cada llamada requiera una reunión cara a cara, pero es agradable hacerlo de vez en cuando, especialmente si vas a compartir tu pantalla de todos modos (como en una visita a un sitio web).

Hay varias herramientas de videoconferencia que puedes usar. Zoom es una solución de videoconferencia muy popular que puedes usar de forma gratuita. Si eres un usuario de pago de G Suite, puedes optar por Google Meet.

Cualquiera de estas herramientas funcionaría bien para estos propósitos, ya que son muy conocidas y los clientes las pueden utilizar fácilmente (es decir, no requieren que descarguen o instalen nada). Sin embargo, el Zoom es el que yo recomendaría.

Como mencioné antes, se integra con Calendly (y otros programadores en línea), lo que hace que la organización de reuniones sea muy sencilla. Además, puedes cambiar el fondo. Esto es útil si:

a) No quieres que los clientes vean tu casa como el ingeniero de software Andrew Eckel que usó una foto de un apartamento de lujo como telón de fondo.

b) Quieres divertirte un poco con tus clientes como el productor de video Dan Crowd cuando creó este fondo de broma:

5. ELIGE EL CANAL CORRECTO PARA COMUNICARTE

Hay muchas maneras diferentes de comunicarse con los clientes en estos días. El correo electrónico. Una llamada telefónica. Un mensaje de texto. Mensaje en Slack. Zoom video. Mensaje de Asana. Comentarios de Google Docs.

Pero tienes que tener cuidado con esto. Hay un momento y un lugar para usar cada uno de estos canales, así que asegúrate de hacerlo bien. Si los utilizas correctamente, tus clientes tendrán menos probabilidades de abusar o hacer un mal uso de estos canales. Ya sabes cómo es esto. Primero, te envían un correo electrónico con una pregunta. Luego, te llaman asustados horas más tarde cuando no han recibido respuesta. Y luego, como último recurso, te bombardean con mensajes de texto hasta que se enteran.

Aquí hay algunas sugerencias para elegir los canales de comunicación adecuados:

Email

  • Correos electrónicos de confirmación
  • Plantillas de correo
  • Respuestas cortas que no son sensibles al tiempo
  • Mover las preguntas o comentarios de Google Doc a un espacio más grande para responder

Llamadas telefónicas o con zoom

  • Arranque del cliente
  • Hitos de facturación
  • Entrega del sitio web
  • En cualquier momento que tengas que compartir tu pantalla
  • Siempre que haya un problema o un desacuerdo

Mensaje de texto

  • A menos que tengas un teléfono dedicado a los negocios, no lo hagas

Mensajes de Slack o mensajes de Asana (administrador de tareas)

  • Comprobaciones de progreso
  • Notificaciones de entrega de hitos
  • Lluvia de ideas

Conclusión: No tiene que ser difícil trabajar con clientes remotos

No importa cuánto tiempo hayas trabajado desde casa, siempre es una buena idea reconsiderar y fortalecer tu estrategia de gestión de clientes. Incluso si sólo ajustas un poco las cosas, puede que te resulte más fácil hacer el trabajo y mantener a los clientes contentos.

Alvaro González Palaciohttps://alvarogpalacio.com
De Cantabria a Catalunya, de vez en cuando escribo, otras soy un freelance más.

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